こんにちは、当ブログにご訪問ありがとうごさいます。
みなさんは、日々のタスクリスト、やる事リストをどのように作成されていますか？
私は、かつて、□ A会議資料作成 □ Bさんに電話でアポ ...のようにタスク名をリストにして、完了したらチェックマークを入れる方式でノートに書いていましたが、あるから時やり方を少し工夫しました。 ちょっとした工夫なのですが、気分が楽になったり、効率が良くなるのを実感しましたのでシェアいたします。
タスクリストを作るタイミング
タスクリストを作るタイミングは、朝一、「メールをチェックする前」です。
強調しておきます。
メールをチェックする前です。
そのメリットは、他者からの緊急依頼に振り回されず、まず自分で優先順位を決められるからです。できればオフィスに着く前の、一人で集中できる時間帯に書き終えておくとベストです。
リストは重要かつ緊急性の高いものから書きます。
すぐやらなくてもよくても、重要な事は書いておきます。
全て書き終えたらメールをチェックします。すると、お取引先や上司、同僚から緊急の依頼が入っていたりするので、リストに加えていきます。
また、Planning という項目を作っておき、今後のために調べておきたい事、自分の頭の中でブレーンストーミングしておきたい事などを書くようにします。朝一であまり思い浮かばなかったら、あわただしい時間が一段落してから後で書き込んでもOKです。
過去形で未来を描く
私のある日のタスクリストはこんな感じでした。
( ちなみにお仕事は、マーケティングの会社で働いています。)
すぐできるタスクは、タスクの文章の終わりに「タイムリーにできた」とか「カンペキ！」などの修飾を過去形で追加してます。
長ーい英語の資料を読みこなさければならないような少し面倒なタスクは「○○さんのニーズが理解できた」などとそのタスクを完了することで得たい結果を入れます。タスクリストを作る段階では、それには手をつけていないのですが、あえて過去形で書きます。
すると、あら不思議。タスクが沢山あって忙しい日も気持ちが楽になります。
過去形で書いてあると完成形をイメージしやすいので、気分良く進めらる気がします。
価値を与えるリスト
また、何かをじっくり作成する業務では、「付加価値を提供できた。つぎのアクションにつながる」などと、自分が提供できる付加価値について書いておきます。これも、リストを書く段階ではその業務に手をつけていないので、どんな付加価値が提供できるのかイメージは沸いていないのですが、とりあえず書いておきます。あとでそのタスクリストを改めて見て取りかかる時、「そうだ、付加価値を提供するんだったな」という気持ちを思いだして、単にこなすのではなく価値を与える立場を思い出します。
価値を提供すると言っても大げさな事でなくてもよく、小さな工夫や発見を盛り込み、関係者に少しでも役に立つようにするだけでも成功ということにします。
私がタスクリストを工夫するようになったのは、「もっと価値を与えたい」「仕事でワオ！と言われるような価値をクライアントさんに提供したい」という思いからです。
偉そうに書きましたが、私はそんなに仕事がデキるわけでもなく、単なる凡人です。仕事の途中で中だるみしたり、眠くなったり、ダラけたりもします。忘れていた事を指摘されて焦ったりもします。むしろダメ子かもしれません。
ダメ子だからこそ、工夫が必要なのです！
ダメ子の私より優秀なみなさんは、もっともっと効果があるかもしれませんよ！
こんな少しのリストの工夫で気分や結果が変わる？ ・・・かどうか、よろしければ一度お試しくださいませ〜。
タスクリストにぴったりのノート
オススメのノートもご紹介します。それは、モレスキン。
Moleskin はパリ生まれのノートブックで、ピカソやアーネスト・ヘミングウェイも使っていた古い歴史を持つノートです。
書き味がとてもいいんです。また、紙は薄めでしかし丈夫、ページ数が多いので、長く使えます。お値段は普通のノートよりだいぶ張りますが、書き味の良さと丁寧に仕上げられた製本の良さには変えられません。しおりの紐と、ノートを止めるゴムがノートのカラーを同じなのもおしゃれ。
私はクラシックシリーズの罫線なしの無地タイプを仕事用に使っています。
また、タスクリスト用ではないのですが、リポーターというシリーズ (手のひらサイズ) の無地タイプを、アイデア帳として持ち歩いています。なんでも思いついたことを書きとめておくノート。こちらもオススメです。
まとめ
タスクリストを工夫して快適に仕事を進めよう！